Электронный документооборот
На сегодняшний день в России произошли значительные изменения в законодательстве, которые позволяют на законных основаниях выстроить систему электронного документооборота (ЭДО) между организациями.
Уже сейчас организации могут обмениваться между собой практически любыми документами в рамках системы ЭДО: первичные бухгалтерские документы, распоряжения руководства организации и руководителей подразделений, а также любые другие документы, необходимые для ведения хозяйственной деятельности предприятия.
Реализовать юридически значимый электронный документооборот между организациями позволяет программный комплекс «Астрал Отчет».
Программа «Астрал Отчет» отлично зарекомендовала себя в сфере передачи налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в контролирующие органы. Более 300 000 организаций и индивидуальных предпринимателей на всех территории Российской Федерации передают отчетность через систему «Астрал Отчет».
Модуль электронного документооборота реализует следующие функции:
- Приглашения контрагентов к документообороту (обмен договорами, актами, счетами-фактурами и любыми другими документами);
- Адресная книга;
- Синхронизация адресной книги с сервером оператора связи;
- Интеграция с ПО «1С», позволяющая без труда импортировать подготовленные к пересылке документы в ПО «Астрал Отчет»;
- Подпись и шифрование исходящих документов;
- Функция проставления ответной подписи на документах;
- Учет и структуризация отправленной и принятой корреспонденции;
- Отслеживание статусов исходящих писем;
- Поддержка обмена как неформализованными документами, так и бизнес – документами в соответствии со стандартами электронной коммерции EDI* и CommerceML**.
* Electronic Data Interchange, EDI — наборы правил электронного оформления типовых деловых документов: заказов, накладных, таможенных деклараций, страховых форм, счетов и т. д. Главным положительным свойством EDI, привнесенным в мир электронной коммерции, является стандартизация всех процедур документооборота между компаниями.
** CommerceML — единый стандарт обмена коммерческой информацией в формате XML.
Документооборот в рамках системы ведется с применением электронной подписи, что позволяет обеспечить юридическую значимость передаваемых документов и максимальную надежность процесса их передачи. Все действия с электронной подписью проводятся с использованием сертифицированных ФСБ криптографических средств: СКЗИ «VipNet CSP» и СКЗИ «Крипто Про CSP».
Действия абонентов системы фиксируются Оператором системы электронного документооборота, что позволяет Оператору выступать в роли независимого эксперта при разборе спорных и конфликтных ситуаций, возникающих между абонентами.
Преимущества электронного документооборота
- Сокращение расходов на пересылку документов. Электронный обмен документами значительно сокращает расходы на почтовые услуги и услуги курьерской рассылки, ведь в них больше нет необходимости!
- Экономия места для хранения документов. Нет необходимости выделять отдельные помещения или площади под хранение бумажных копий документов. Все документы хранятся в электронном виде.
- Удобство и простота использования. Подготовка и отправка документа идет с одного рабочего места, по входящим и исходящим документам легко производить поиск, пользователю доступна информация по статусам отправленного документа (получен, принят и т.д.).
- Мгновенная доставка до адресата. Все документы доставляются до адресата в течение нескольких секунд.
Для подключения к Системе ЭДО Вам необходимо иметь действующую Лицензию на ПП «Астрал Отчет» или приобрести Лицензию на ПП «Астрал Отчет» по любому действующему тарифу.
При наличии Лицензии на ПП «Астрал Отчет» активация модуля ЭДО осуществляется бесплатно. Заключение отдельного договора не требуется, взаимодействие происходит в рамках договора на ПП «Астрал Отчет».
